El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

 

1.- Para comenzar a elaborar un oficio debe colocar el lugar de donde es enviado el documento y la fecha; mes, día y año de ese preciso momento.

 Ejemplo:   Agosto 04 del 2012

2.- La numeración.- aquí se deben especificar datos como la palabra OFICIO (específicamente con mayúsculas), el número de expedición, un guión, las siglas de la oficina de procedencia con mayúsculas, guión y finalmente el año en curso.

Ejemplo:   Agosto 04 del 2012

                    OFICIO. No.306-D-2012

3.- El destinatario.  Por lo general este paso debe ocupar, no menos de 4 líneas y en esta sección se indican los datos de la persona a quien va dirigido el oficio, (Nombre completo, cargo y lugar).

Ejemplo:

 Agosto 04 del 2012

 OFICIO. No.306-D-2012

 Lic. José Perales Torres

 Director General

 Margaritas #46 Col. Santa María, D.F.

4.- Esta es la sección en donde se especifica el asunto, seguida de dos puntos y un pequeño resumen de lo que se explicará en el contenido.

 La palabra "asunto" debe ser escrita en mayúsculas.

 El resumen debe ser claro y conciso.

 Ejemplo:

 Agosto 04 del 2012

 OFICIO. No.306-D-2012

 Lic. José Perales Torres

 Director General de Planta Minera

 Margaritas #46 Col. Santa María, D.F.

 ASUNTO: Solicitud de copias de registros de niveles de gases metálicos emitidos por Planta Minera.

5.-El cuerpo o texto del oficio se comienza a redactar en este paso, es momento de dar a conocer el mensaje del comunicado de forma breve y clara.

 Puede comenzar la redacción del cuerpo o texto con frases como: "Tengo el agrado de comunicarle...", "El motivo del oficio...", entre otros.

 Ejemplo:

 Agosto 04 del 2012

 OFICIO. No.306-D-2012

 Lic. José Perales Torres

 Director General de Planta Minera

 Margaritas #46 Col. Santa María, D.F.

 ASUNTO: Solicitud de copias de registros de niveles de gases metálicos emitidos por Planta Minera.

 Estimado Lic. Perales:

Por la presente solicitamos las copias de los registros de niveles de gases metálicos emitidos por la Planta Minera en el periodo de Enero - Julio del año 2012, esto con la finalidad de mantener controlada la emisión y producción de gases por parte de la planta y evitar futuros conflictos.

 6.- La despedida.

 En esta sección de cómo elaborar un oficio, se debe asegurar de hacerlo de una manera cortés y cálida para no dañar futuras relaciones.

 Si la situación lo amerita se pueden ofrecer datos para realizar contacto posteriormente.

 Por último se debe escribir "Atentamente", la firma y nombre del emisor, así como el sello o logo de la empresa para reafirmar la validez del oficio.

 Ejemplo:

 Agosto 04 del 2012

 OFICIO. No.306-D-2012

 Lic. José Perales Torres

 Director General de Planta Minera

 Margaritas #46 Col.Santa María, D.F.

ASUNTO: Solicitud de copias de registros de niveles de gases metálicos emitidos por Planta Minera.

 

 Estimado Lic. Perales, por la presente solicitamos las copias de los registros de niveles de gases metálicos emitidos por la Planta Minera en el periodo de Enero - Julio del año 2012, esto con la finalidad de mantener controlada la emisión y producción de gases por parte de la planta y evitar futuros conflictos.

 Agradeciendo el tiempo y atención me despido quedando a sus órdenes en los teléfonos 871-3465200 para futuras aclaraciones o notificaciones. Reciba un fuerte abrazo.

 

 Atentamente:

 (Firma)

 Lic. Patricio Martínez Morales